¿Por qué existe esta política?
Pochtec maneja datos fiscales de alta sensibilidad: Certificados de Sello Digital (CSD), datos de timbrado, RFC de operadores, información de nómina y comprobantes fiscales digitales. Esta política explica de manera clara qué hacemos con esos datos, quién los procesa y cómo los protegemos.
Sus datos fiscales son suyos. Pochtec los procesa únicamente para prestarle el servicio de timbrado. Nunca los vendemos, compartimos con terceros con fines comerciales ni los usamos para ningún propósito distinto al señalado en esta política.
Datos fiscales que procesamos
Certificado de Sello Digital (CSD)
Archivo .cer y .key de su empresa, necesarios para firmar y timbrar comprobantes ante el SAT.
RFC y datos del emisor
RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y dirección fiscal del contribuyente.
Datos de timbrado
Contenido de cada CFDI emitido: facturas, Cartas Porte, complementos de pago y recibos de nómina.
Datos de operadores (nómina)
RFC, CURP, número IMSS, salario, deducciones y percepciones necesarias para el timbrado de nómina.
Datos de clientes y proveedores
RFC y razón social de los receptores de los comprobantes fiscales que usted emite.
XMLs y representaciones impresas
Archivos XML de cada CFDI timbrado y sus representaciones en PDF generadas por la plataforma.
Cómo usamos sus datos fiscales
- Timbrado ante el SAT: sus datos son enviados al Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) Finkok para la emisión y validación de comprobantes fiscales conforme al esquema del SAT.
- Almacenamiento de comprobantes: guardamos los XMLs timbrados y sus PDFs para que usted pueda consultarlos, descargarlos y reenviarlos desde la plataforma en cualquier momento.
- Validación previa: antes de enviar al PAC, la plataforma valida su información contra los catálogos del SAT para reducir rechazos y errores de timbrado.
- Cumplimiento legal: conservamos los registros de timbrado durante el período mínimo que establece el Código Fiscal de la Federación (actualmente 5 años).
Quién tiene acceso a sus datos fiscales
- Usted y los usuarios de su organización que usted autorice dentro de la plataforma, con los permisos que usted defina.
- Finkok (PAC) — exclusivamente para procesar el timbrado. Finkok está certificado por el SAT y opera bajo sus propias políticas de seguridad y privacidad.
- Proveedores de infraestructura — los servidores donde opera Pochtec. Los datos se almacenan encriptados y los proveedores no tienen acceso al contenido de los comprobantes.
- Equipo de Icnaya — únicamente cuando usted solicita soporte técnico y autoriza el acceso para resolver un problema específico.
- Autoridades fiscales — si existiera un requerimiento legal válido de autoridad competente.
Ningún otro tercero tiene acceso a sus datos fiscales.
Seguridad de sus CSD
Los Certificados de Sello Digital son los datos más sensibles que maneja Pochtec. Para protegerlos:
- Las contraseñas de los archivos .key se encriptan en reposo y nunca se almacenan en texto plano.
- Los archivos .cer y .key se transmiten únicamente mediante conexiones HTTPS encriptadas.
- El acceso a los CSD dentro del sistema está restringido al proceso de timbrado — ningún usuario puede descargar los archivos .key una vez cargados.
- Recomendamos generar CSD exclusivos para Pochtec, distintos de los que usa en otros sistemas.
Retención y eliminación de datos
Conservamos sus datos fiscales durante la vigencia de su contrato y por el período adicional que exige el Código Fiscal de la Federación para la conservación de comprobantes (5 años). Al término de ese período, los datos son eliminados de manera segura.
Si cancela su suscripción, puede solicitar la exportación de todos sus XMLs y PDFs en los 30 días naturales posteriores a la cancelación, sin costo. Después de ese plazo, no garantizamos la disponibilidad de los archivos.
Sus derechos sobre sus datos fiscales
Además de los derechos ARCO establecidos en el Aviso de Privacidad, usted tiene derecho a:
- Descargar cualquier XML o PDF de comprobantes timbrados en cualquier momento durante la vigencia de su suscripción.
- Solicitar la exportación masiva de todos sus comprobantes en formato ZIP.
- Solicitar la eliminación de sus datos al cancelar el servicio, sujeto a los plazos de retención legal obligatoria.
Para cualquiera de estas solicitudes, escríbenos a soporte@icnaya.com.
Contacto
Si tiene preguntas sobre el manejo de sus datos fiscales o quiere reportar un incidente de seguridad, contáctenos de inmediato en soporte@icnaya.com. Respondemos en un máximo de 24 horas hábiles para incidentes de seguridad.